Responsabilités pénales dans les affaires : Comment protéger son entreprise ?

La responsabilité pénale dans les affaires peut avoir plusieurs natures :

• Violation de la réglementation du travail (ex. accident du travail au sein de la Société, liée à la violation d’une obligation de sécurité ou de santé)
• Violation de la réglementation financière, notamment la loi Sapin II qui vise à renforcer la transparence et lutter contre la corruption.
• Autre violation de règlementation propre à l’activité

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Quelles bonnes pratiques adopter pour éviter toute responsabilité pénale dans les affaires ?

Afin d’éviter de voir la responsabilité pénale de la Société ou du dirigeant engagée, il est nécessaire

d’adopter une attitude rigoureuse et préventive. Vous devrez vous informer régulièrement sur les réglementations applicables à votre secteur d’activité et veiller à les respecter.

Instaurez un climat de transparence au sein de votre Société : transparence interne, c’est-à-dire entre les différents employés et dirigeants, et transparence externe, c’est-à-dire avec vos interlocuteurs (clients, partenaires, cabinets comptables etc.) Si vous doutez sur la régularité d’un comportement (ex:  tentative de corruption, trafic d’influence etc… ), n’hésitez pas à recourir à des conseils extérieurs (avocats, experts-comptables), afin de vous assurer de la conformité de vos actions.

Comment former mon équipe aux enjeux de conformité ?

La loi Sapin II exige des Sociétés qu’elles soient en « conformité » avec la réglementation. Le terme utilisé pour évoquer la conformité des Sociétés à cette réglementation est celui de « compliance ».

Néanmoins, les règles de compliance sont vastes et peuvent être compliquées à comprendre et à mettre en place. Ainsi, vous avez la possibilité de mettre en place des dispositifs spécifiques, comme des programmes de compliance ou les chartes éthiques, afin de prévenir les risques liés à la commission d’infractions pénales par leurs dirigeants.

Quels contrôles internes mettre en place ?

Le contrôle interne est indispensable à la bonne marche d’une entreprise. Il permet en effet d’identifier les risques liés au non-respect des procédures internes. Avant de faire un choix sur une procédure de contrôle interne, il convient d’identifier, analyser et caractériser les risques liés à l’activité de l’entreprise.

Le contrôle interne peut s’effectuer à plusieurs niveaux :

• Un contrôle préventif, qui viserait à agir en amont des erreurs en mettant en place des règles et procédures pour éviter qu’elles se produisent ;
• Un contrôle de détection qui permettrait d’identifier les erreurs au moment où elles se produisent ou juste après pour y répondre rapidement et efficacement et garantir une continuité de l’activité. Par exemple, dans le cas de la fraude, procéder à une vérification régulière des comptes bancaires de l’entreprise.
• Un contrôle compensatoire qui aurait pour objectif de pallier les manquements du contrôle interne.

Les règles de contrôle interne ne sont efficaces que si elles sont connues dans l’entreprise. Il est donc conseillé de communiquer un maximum sur ces règles de contrôle interne (ex. Affichage dans les locaux, communiquer par mail…)

Comment réagir efficacement si mon entreprise est impliquée ?

Surtout, ne pas paniquer. Avant toute chose, il est important de s’entourer d’un avocat spécialisé dans le domaine dans lequel l’entreprise est poursuivie. Généralement, ce sont les domaines suivants : droit pénal du travail (en cas d’infraction du travail), droit pénal des affaires (en cas d’infraction à la réglementation des affaires).

Ensuite, il est important de se demander qui aurait pu commettre l’infraction que l’entreprise est soupçonnée d’avoir commise, au sein de l’entreprise : un dirigeant, un salarié… Selon la personne qui serait à l’origine de l’infraction pour laquelle l’entreprise est poursuivie, cela peut avoir des conséquences sur les poursuites.

En effet, le droit considère qu’une entreprise ne peut être responsable pénalement, uniquement si une infraction est commise, pour son compte, par un organe ou représentant. Ainsi, un salarié n’ayant aucune délégation de pouvoir ni aucun pouvoir de représentation de l’entreprise dans le domaine dans lequel cette dernière est poursuivie, n’engagera pas sa responsabilité pénale.

En tout état de cause, si un manquement, par une négligence ou une imprudence des membres de l’entreprise avait été commis, il est important de prendre des mesures afin que cela ne se reproduise plus.

En tant que dirigeant, comment me protéger d’éventuelles accusations ?

Le dirigeant d’une entreprise est la première personne qui sera poursuivie si une infraction était commise dans l’entreprise. Néanmoins, la responsabilité pénale d’un dirigeant ne sera pas engagée si ce dernier a signé une délégation de pouvoirs à l’un de ses salariés.

Cette délégation de pouvoirs doit tout de même réunir plusieurs conditions :

• Elle ne peut concerner qu’un salarié de l’entreprise ;
• Le salarié doit être pourvu de la compétence, de l’autorité et des moyens nécessaires permettant de veiller efficacement au respect de la réglementation dont il a la charge.

En effet, le délégataire (le salarié qui se fera remettre une délégation de pouvoirs) doit avoir le pouvoir de donner des ordres et de les faire exécuter ; il ne doit donc pas être privé de son autonomie par un délégant qui s’immisce dans le déroulement des tâches qu’il lui a pourtant confiées.

Quelle est la principale cause des procédures pénales dans les affaires ?

Cela dépend de l’activité de l’entreprise. Dans des entreprises dans lesquels les salariés travaillent manuellement (BTP, manutention, travaux publics etc.), le risque principal de procédure pénale concerne le droit pénal du travail, c’est-à-dire des procédures engagées à la suite d’un accident du travail d’un salarié. Dans les autres entreprises, les poursuites pénales sont le plus souvent engagées dans les domaines suivants :

• Corruption ; (fait de promettre, octroyer un avantage à une personne pour qu’elle agisse en violation de ses fonctions)
• Utilisation d’intermédiaires ; (fait d’utiliser un tiers pour faire ce que l’entreprise n’a pas le droit de faire)
• Abus de biens sociaux ; (fait, pour un dirigeant d’une société, de faire un usage des biens ou du crédit de la société dans un intérêt contraire à celui de la Société)
• Détournement de fonds/vol/fraude ; (fait de détourner, soustraire ou ne pas déclarer des fonds de la Société)

Comment instaurer une culture d’entreprise de l’éthique et de la conformité ?

Une culture de l’éthique et de la conformité s’instaure par la formation de chaque salarié et futur salarié à l’ensemble des comportements qui forment l’éthique d’entreprise :

• La transparence ;
• Responsabilisation ;
• Le respect de la réglementation ;
• Les conséquences en cas de violation de la réglementation ;

La culture éthique passe aussi par le bon traitement de ses employés et collaborateurs : en effet, instaurer un rapport sain avec ces derniers les poussera à adopter un comportement conforme à votre attente sur le plan éthique.

En outre, pour garantir la compréhension des attentes éthiques de l’entreprise, il est nécessaire d’établir des codes de conduite et des procédures internes précisant les comportements attendus. Ces documents serviront de référence pour les employés en cas de questions ou de dilemmes éthiques.

Quel rôle joue la diligence raisonnable dans la prévention ?

La diligence raisonnable désigne les mesures qu’une personne normalement raisonnable et prudente prendrait pour détecter et gérer correctement les risques actuels ou potentiels afin d’atténuer leur impact négatif et d’éviter la commission d’une faute entrainant un dommage. La diligence raisonnable joue ainsi un rôle principal dans la responsabilité pénale, car elle permet justement de l’éviter au maximum.

En outre, en cas d’infraction pénale, la juridiction cherchera si l’entreprise a fait preuve de diligence raisonnable. La diligence raisonnable s’évalue selon une norme objective, en appréciant le comportement de l’entreprise par rapport à celui d’une personne raisonnable placée dans un contexte similaire. Cela pourra ainsi diminuer la condamnation prononcée à l’encontre de l’entreprise, voire ne pas en prononcer si la juridiction considère que l’entreprise a effectivement pris l’ensemble des mesures permettant d’éviter le dommage.

Comment les audits réguliers peuvent-ils renforcer mon entreprise ?

L’audit juridique a pour missions d’analyser et de conseiller les entreprises sur les questions liées à l’application du droit. C’est un ensemble d’examens et de contrôles portant sur la situation juridique de l’entreprise. L’audit permet donc à l’entreprise de connaitre sa situation juridique et ainsi de pouvoir l’améliorer si elle estime que cette situation est fragile.

L’audit juridique est principalement d’ordre préventif avec pour objectif de permettre de vérifier la légalité, la conformité et l’efficacité des actes posés par la Direction de l’entreprise.

Quels conseils juridiques essentiels chaque entrepreneur devrait-il suivre ?

Le premier conseil est de choisir la structure adaptée à l’entreprise: Auto-entrepreneur, SARL, SAS). Il est conseillé ensuite de rédiger des contrats solides avec les partenaires ou les clients, afin d’éviter un maximum de se retrouver dans un litige dont la situation n’est pas prévue par le contrat.

Par ailleurs, il est important de respecter les règles sur la confidentialité des données, prévues par le RGPD. Il est préférable là aussi de se faire accompagner par un professionnel (avocat expert RGPD). Enfin, en cas de grosse entreprise avec de nombreux salariés, il est très important de rédiger des délégations de pouvoirs à ses salariés sur leur responsabilité pénale, afin de dégager le dirigeant de sa responsabilité pénale dans les affaires en cas de problème.